Behandling af personoplysninger i<br>VP SECURITIES / VP Securities

Behandling af personoplysninger i
VP SECURITIES

1. Introduktion

Formålet med denne politik er at beskrive, hvordan VP Securities A/S, samt datterselskaber af VP Securities A/S (i det følgende benævnt ”VP”, ”vi” eller ”os”), behandler de personoplysninger, vi som dataansvarlig modtager om både investorer, vores kunder og vores samarbejdspartnere.

VP er dataansvarlig for de personoplysninger, vi modtager som værdipapircentral og visse af vores tilhørende services samt som virksomhed med mange samarbejdspartnere.

Du kan altid kontakte os, hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger. Du kan kontakte:

Chief Risk & Compliance Officer Jakob Hermansen
VP Securities A/S
Weidekampsgade 14
2300 København S
Telefon: +45 4358 8920
Mail: jah@vp.dk  

2. Formålet og grundlaget for vores behandling af personoplysninger

2.1 Investorer
VP Securities A/S har tilladelse som værdipapircentral. Som værdipapircentral fører vi registre over, hvem der ejer de værdipapirer (fx aktier, obligationer og investeringsforeningsbeviser), der er udstedt hos os, og vi afvikler (dvs. flytter fra depot til depot) handler med værdipapirerne.

Det betyder, at vi har oplysninger om alle, der har depot i VP, og hvis det er en privatperson, der står som ejer af et depot, har vi personoplysninger om vedkommende.

Vi behandler personoplysninger om de private investorer, der via deres pengeinstitut har depot i VP, for at kunne levere vores services og tjenesteydelser som værdipapircentral. Vi foretager de registreringer i vores system, som investorerne og eventuelt disses kreditorer har bedt om via deres pengeinstitut eller som de udstedende selskaber beder os om. Det kan f.eks. være registreringer i forbindelse med køb og salg af et værdipapir eller udbetaling af aktieudbytte. Vi får personoplysningerne fra vores kunder, som i dette tilfælde er de pengeinstitutter, hvor de private investorer er kunder.

VP er pålagt pligter og opgaver efter en EU-forordning om værdipapircentraler og lov om kapitalmarkeder, som indebærer behandling af personoplysninger. Vi har derfor en retlig forpligtelse til at behandle disse personoplysninger i kraft af vores aktiviteter som værdipapircentral.

2.2 Kunder
VP´s kunder er primært penge- og realkreditinstitutter og udstedere af værdipapirer, der som virksomheder ikke er omfattet af reglerne om behandling og beskyttelse af personoplysninger. I visse tilfælde behandler vi personoplysninger om fysiske personer, der har en relation til vores kunder eller potentielle kunder for at kunne leve op til gældende lovgivning om hvidvask m.v. eller vi bistår specifikke personer hos vores kunder med at overholde markedsmisbrugsforordningen.

Oplysningerne er enten offentligt tilgængelige eller vi får dem fra personerne selv eller fra vores kunde.

Vi behandler personoplysningerne, enten fordi vi har en retlig forpligtelse til det, hvilket er tilfældet efter lovgivningen om hvidvask m.v., eller på baggrund af samtykke fra personen.

VP har en række systemer, som eksterne brugere har adgang til. Vi opbevarer personoplysninger om brugerne og logger desuden brugernes adfærd i disse systemer for at sikre mod misbrug af vores systemer. Logning af brugerne i vores systemer sker på baggrund af VP’s legitime interesse i at sikre en høj IT-sikkerhed og modvirke misbrug af vores systemer.

2.3 Samarbejdspartnere og interessenter m.v.
VP har en række samarbejdspartnere, som vi opbevarer kontaktoplysninger m.v. på. Det drejer sig om medarbejdere hos vores kunder og leverandører og potentielle kunder samt personer, der har tilmeldt sig vores nyhedsbreve. Oplysningerne opbevarer vi for at kunne servicere vores kunder og administrere vores leverandøraftaler.

Herudover har vi, i forbindelse med møder og arrangementer, gæster i huset, som vi registrerer for at kunne give dem adgang til vores domicil. Det gør vi efter vores sikkerhedspolitik for at beskytte imod, at uvedkommende ikke får adgang til vores systemer og oplysninger.

Oplysningerne har vi fra de pågældende personer selv eller deres arbejdsgiver.

Behandling af personoplysninger fra personer, der har tilmeldt sig vores nyhedsbrev eller har deltaget i vores kundetilfredshedsundersøgelser er baseret på et samtykke, som den enkelte til enhver tid kan kalde tilbage.

De øvrige oplysninger opbevarer vi på baggrund af legitime interesser såsom IT-sikkerhed, markedsføringsformål eller servicering af kundeforhold.

Som led i vores sikkerhedspolitik er der videoovervågning omkring vores domicil.

3. Kategorier af personoplysninger

VP behandler kun personoplysninger til specifikke formål, som nævnt ovenfor under afsnit 2 og behandler kun de personoplysninger, der er nødvendige.

Vi håndterer kun almindelige personoplysninger i form af:

  • Navn 
  • Cpr.nr 
  • Adresse 
  • Telefonnummer 
  • E-mail 
  • Erhverv/Stilling 
  • Økonomiske oplysninger, f.eks. beholdninger af værdipapirer 
  • ID-dokumentation, f.eks. pas og kørekort inkl. foto. 
  • Information om reelle ejere eller andre oplysninger iht. gældende lovgivning om hvidvask m.v. 
  • Videoovervågningsbilleder 
  • Initialer, log-in og adgangskoder for brugere af vores systemer

Vi behandler ikke følsomme personoplysninger, som f.eks. helbredsoplysninger. Som led i vores kontrol i henhold til gældende lovgivning om hvidvask m.v. kan vi dog behandle offentligt tilgængelige følsomme personoplysninger, f.eks. om politisk eksponerede personer.

4. Modtagere eller kategorier af modtagere

Alle VP´s medarbejdere har tavshedspligt og må ikke uberettiget videregive eller udnytte fortrolige oplysninger, herunder personoplysninger. I nogle tilfælde har vi pligt til at give oplysninger videre til offentlige myndigheder, f.eks. til Finanstilsynet og skattemyndighederne.

Vi videregiver også personoplysninger til Statsadvokaten for Særlig Økonomisk og International Kriminalitet (SØIK), hvis vi bliver pålagt det i en editionskendelse.

Desuden videregiver vi personoplysninger til de pengeinstitutter, der har kontakten til investorerne og vi videregiver personoplysninger til selskaber og fonde mv., der har udstedt værdipapirer gennem VP, enten på baggrund af et samtykke eller hvis reguleringen tillader det.

Vi videregiver personoplysninger inden for VP koncernen med henblik på at administrere de services og tjenesteydelser, koncernen leverer samt med henblik på intern administration.

I en række tilfælde benytter vi os af forskellige leverandører, som behandler personoplysninger på vores vegne. I sådanne tilfælde overfører vi personoplysninger til leverandørerne, der bliver databehandlere. Det er bl.a. tilfældet med hosting af vores IT-platform, når vi sender investormeddelelser til e-Boks og når vi udsender vores nyhedsbrev VP News & Insights.

5. Opbevaring af dine personoplysninger

VP gemmer personoplysninger, så længe det er nødvendigt og sagligt for at opfylde det formål, hvortil oplysningerne er indsamlet og behandlet. Det varierer, hvor længe vi opbevarer personoplysninger.

Vi har efter lovgivningen pligt og ret til at opbevare en række oplysninger. Som værdipapircentral skal vi blandt andet opbevare alle oplysninger i 10 år. Vi opbevarer derfor personoplysninger om investorer i 10 år. Andre personoplysninger opbevarer vi i 5 år efter lovgivningen om hvidvask m.v. og bogføringsloven. I kontraktforhold, hvor forældelsesfristen er 10 år, kan vi gemme personoplysninger i op til 10 år efter kontraktens ophør. Logning af brugen af vores systemer opbevares i op til 2 år.

6. Automatiske afgørelser, herunder profilering

Du har som udgangspunkt ret til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering, hvis afgørelsen har retsvirkning eller på tilsvarende vis betydelig påvirker dig. Ved automatisk behandling forstås, at der ikke er en person, der vurderer sagen, men at behandlingen udelukkende sker i et system. VP anvender ikke automatiske afgørelser.

7. Retten til at trække samtykke tilbage

Hvis VP’s grundlag for at behandle dine personoplysninger er et samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage.

Hvis du trækker dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen. Hvis du tilbagetrækker dit samtykke, har det derfor først virkning fra tidspunktet for tilbagetrækningen.

8. Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til VP’s behandling af oplysninger om dig.

  • Ret til at se oplysninger (indsigtsret)
    Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.
    Du kan læse mere om, hvordan du anmoder om indsigt hos VP på vores hjemmeside www.vp.dk
  • Ret til berigtigelse (rettelse)
    Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.
  • Ret til sletning
    I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer. 
  • Ret til begrænsning af behandling
    Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må VP fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser. 
  • Ret til indsigelse
    Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod VP’s behandling af dine personoplysninger. Det gælder bl.a., hvis behandlingen sker på baggrund af et samtykke eller VP´s legitime interesser. 
  • Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)
    Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

Der kan være betingelser eller begrænsninger i dine rettigheder. Det afhænger af de specifikke omstændigheder ved den konkrete behandling af dine personoplysninger.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

9. Klage til Datatilsynet

Du har ret til at klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, VP behandler dine personoplysninger på.

Datatilsynet har følgende kontaktoplysninger:

Datatilsynet
Adresse: Borgergade 28, 5, 1300 København K
E-mail: dt@datatilsynet.dk  
Telefonnr.: 3319 3200
Hjemmeside: www.datatilsynet.dk